LA GALLINA DALLE UOVA D’ORO – SETTIMA
IL DATABASE – Lo strumento BASE per la tua raccolta fondi
Alzi la mano chi riceve periodicamente a casa lettere dell’Associazione Nazionale per la lotta contro i Tumori, di qualche parrocchia, di Save the Children o di qualche grossa organizzazione che chiede più o meno velatamente fondi o di entrare in contatto con loro. Forse farei prima a chiedere chi di voi NON riceve pubblicazioni del genere vero?
Negli anni 70 e 80 erano più varie e pressanti, ma dopo la legge sulla privacy però, le lettere hanno cominciato a diminuire e l’avvento di internet ha dato il via ad un proliferare di email e newsletter, che ormai fatichiamo a distinguere lo spam dalle notizie interessanti.
Le lettere che ricevete nella cassetta della posta, vengono chiamate DM (Direct Marketing) e sono il risultato della profilazione che l’associazione (o l’azienda) ha fatto di voi o che ha commissionato. In sostanza i vostri dati più o meno completi, vengono raccolti in un database, analizzati ed il risultato è quella letterina fatta su misura per voi, pensata apposta per stuzzicare la vostra attenzione.
Il database è il cuore di questa operazione ed è davvero lo strumento base che tutte le associazioni, organizzazioni, progetti ecc ecc dovrebbero utilizzare per raccogliere fondi. Potete davvero sbattervi all’infinito e fare 5.000 banchetti al mese in piazza col vostro salvadanaio, ma se non iniziate a costruire un database per sapere con chi avete a che fare e fidelizzare i vostri donatori, state davvero perdendo tempo e soldi.
Cos’è un database e come lo costruisco?
Un database è una raccolta di dati di persone che entrano in contatto con la nostra organizzazione e che noi utilizziamo per vari scopi. Più sono completi i dati raccolti, maggiore è la possibilità per la nostra organizzazione di riuscire a interloquire correttamente con il nostro potenziale donatore… in poche parole di riuscire a personalizzare il messaggio. Se sappiamo che la tal persona è uno studente o è molto giovane ad esempio, non gli chiederemo l’impegno di una donazione a distanza, ma magari potrebbe essere interessato a fare volontariato con noi; se è una persona anziana non la subisseremo di sms o newsletter che difficilmente leggerà ma sceglieremo altri mezzi di comunicazione ecc ecc…
Come si confeziona un database?
Per le organizzazioni micro, piccole o medio piccole può essere sufficiente un foglio excel. Dai 3.000 contatti in su, o se avete soldi da investire, vi consiglio di affidarvi ad un’azienda che confeziona software appositi. Un database in excel deve essere composto da un primo foglio dove raccogliere almeno nome, cognome, città, email, sesso, il tipo di relazione che ha con la nostra organizzazione (è un donatore, un simpatizzante, un adottante, un socio…) e la fonte anagrafica (ossia come è entrato in contatto con noi: tramite un social, un banchetto in piazza, è un amico di amici ecc…) della persona che entra in contatto con noi. Altri dati aggiuntivi essenziali sono il numero di telefono, l’indirizzo, la data di nascita ed il codice fiscale. Se riusciamo a carpire ulteriori informazioni passiamo alla professione, agli interessi, alla composizione del nucleo familiare… Ad ogni persona andrà quindi associato un numero identificativo.
Al primo foglio excel poi ne andrà collegato un altro dove segneremo tutte le donazioni che riceviamo. Utilizzando delle semplici formule di collegamento quindi potremmo vedere chi ci dona e come. Sapremo se il donatore risponde meglio alle emergenze o se è disposto a donare periodicamente, sapremo se considerarlo un grande donatore, sapremo chi invece non ha mai donato ed agire di conseguenza. Inoltre vedremo come preferisce donare… se cash, via PayPal, con bonifico o bollettino postale ecc ecc… Ricordatevi, come dicevamo in una delle puntate passate, che la Postepay non è un metodo corretto su cui ricevere fondi se gestite un’associazione perché è nominale.
Un database mantenuto correttamente, costantemente aggiornato e pulito da errori e doppioni, vi permetterà di organizzare le vostre campagne di comunicazione e le vostre raccolte fondi al meglio. Può sembrare un procedimento lungo e noioso, ma state sicuri che darà i suoi frutti… in fondo un’associazione non è diversa da un’azienda, e se le aziende investono così tanto nell’acquisto di database profilati correttamente, significa che proprio una sciocchezza non è.
Come iniziare a popolare il vostro database?
Prendete lo storico di tutte le donazioni ricevute da 5 anni a questa parte e cominciate a registrarle. Quelle ricevute sul conto PayPal molto spesso sono già molto esaurienti: c’è nome e cognome, email e spesso anche l’indirizzo postale. I dati delle donazioni ricevute via bonifico invece sono più complicati da recuperare perché la causale del bonifico riporta esclusivamente nome e cognome del donatore. Se siete fortunati, lo conoscerete di persona, se siete un po’ meno fortunati, vi avrà contattato qualche tempo prima in qualche modo (magari su Fb) per chiedervi qualche informazione o per avvisarvi della donazione; se siete proprio sfigati invece e non lo conoscete, provate a cercarlo su Facebook e lì andrete tentativi: prima tra i fan della vostra pagina, poi tra i vostri amici e se ancora non avete successo, in generale su Facebook.
Una volta compilato il database create un’altra tabella dove raggrupperete i donatori per tipologia. Analizzate chi risponde solo alle emergenze, chi adotta a distanza, chi donava e ora non dona più e calibrate la vostra comunicazione su questi dati.
Se un donatore regolare ha smesso improvvisamente, chiedetevi cosa può essere successo e magari contattatelo. Potrebbe essere una dimenticanza, oppure un periodo particolare della vita del donatore e magari non può più donare. Continuare però a tenerlo informato (almeno per un periodo) è un segno di fiducia nei suoi confronti e non lo farete sentire solo una macchina da soldi.
Rubrica e articolo a cura di:
Simona Stefani – Ethical Communications
Crespino (Ro) – Italy
Tel. +39.340.4025772
www.simonastefani.com
